Online računovodstvo – rad s knjigovođom koji nije u vašem gradu

Autor: Ivana Poljak ǀ Pula, 21.05.2023.

U današnjem poslovnom svijetu, tehnologija nam omogućuje da obavljamo mnoge zadatke na daljinu, uključujući i vođenje financijskih knjiga. Tradicionalno, rad s knjigovođom zahtijevao je osobni kontakt i fizičko prisustvo u istom gradu, ali s razvojem interneta i digitalnih alata, sve je više dostupnih mogućnosti za online računovodstvo. Ovaj članak istražuje prednosti i mogućnosti koje pruža rad s knjigovođom koji nije u vašem gradu.

Prednosti online računovodstva

Jedna od najvećih prednosti online računovodstva je fleksibilnost. Bez obzira na to gdje se nalazite, možete surađivati ​​s vrhunskim knjigovođama i računovodstvenim timovima širom svijeta. Neovisno o geografskoj udaljenosti, možete pristupiti njihovim uslugama i koristiti njihovo znanje i stručnost. To je posebno korisno za poduzetnike, freelancere i male tvrtke koje možda nemaju pristup lokalnim knjigovođama visoke kvalitete.

Druga prednost je veća konkurencija i izbor. Kada ste ograničeni na knjigovođu u svom gradu, vaš izbor može biti ograničen na nekoliko profesionalaca. Međutim, s online računovodstvom, otvara se cijeli svijet knjigovođa koji su specijalizirani za vašu industriju i imaju bogato iskustvo. Možete pregledati njihove reference, ocjene i preporuke te odabrati onog koji najbolje odgovara vašim potrebama.

Sigurnost online poslovanja

Sigurnost i povjerljivost također su važni aspekti online računovodstva. Iako se možete brinuti o povjerljivosti vaših financijskih podataka prilikom dijeljenja preko interneta, većina online računovodstvenih usluga pridaje veliku važnost sigurnosti i koristi napredne tehnologije šifriranja kako bi vaše podatke zaštitila od neovlaštenog pristupa. Također, online alati često omogućuju da vaši financijski podaci budu pohranjeni na sigurnim cloud platformama, što znači da su zaštićeni od fizičkih oštećenja ili gubitka podataka.

Alati za dijeljenje i upravljanje dokumentima

Da bi se uspješno surađivalo s knjigovođom koji nije u vašem gradu, važno je koristiti odgovarajuće online alate za dijeljenje i upravljanje dokumentima. Postoji nekoliko popularnih alata za dijeljenje i upravljanje dokumentima koji se često koriste u online računovodstvu. Evo nekoliko primjera:

1. Google Drive: Google Drive je jedan od najpoznatijih alata za pohranu i dijeljenje dokumenata u oblaku. Omogućuje vam da stvorite mape i datoteke, dijelite ih s drugima i kontrolirate pristupne razine. Možete jednostavno surađivati ​​s knjigovođom tako što ćete zajedno raditi na istom dokumentu u stvarnom vremenu.
2. Dropbox: Dropbox je još jedan popularan alat za pohranu i dijeljenje dokumenata. Također vam omogućuje stvaranje mapa i datoteka te njihovo dijeljenje s drugim korisnicima. Dropbox također pruža sigurnu pohranu podataka u oblaku.
3. OneDrive: OneDrive je Microsoftova platforma za pohranu i dijeljenje dokumenata. Integrirana je s Microsoftovim Office alatima poput Worda, Excela i PowerPointa, olakšavajući suradnju na dokumentima. Možete jednostavno dijeliti datoteke s drugima i upravljati njihovim pristupom.
4. Evernote: Evernote je alat za organizaciju bilješki i dokumentacije. Omogućuje vam stvaranje bilježaka, dodavanje privitaka i dijeljenje bilješki s drugima. Možete koristiti Evernote za praćenje financijskih podataka, računa i ostalih relevantnih informacija.

Navedeni alati su samo neki od mnogih dostupnih za dijeljenje i upravljanje dokumentima. Važno je odabrati alat koji najbolje odgovara vašim potrebama i preferencijama, uzimajući u obzir sigurnost, jednostavnost korištenja i funkcionalnosti suradnje.

Platforme i softveri za razmjenu podataka

Postoje mnoge platforme i softveri koji omogućuju sigurnu razmjenu financijskih podataka, kao i praćenje financijskih izvještaja i transakcija. Knjigovođa može pristupiti tim dokumentima i pružiti vam potrebne informacije i analize u realnom vremenu.

Evo nekoliko popularnih platformi i softvera za suradnju koji su korisni u kontekstu online računovodstva:

1. Microsoft Teams: Microsoft Teams je sveobuhvatna platforma za suradnju koja omogućuje timovima da komuniciraju, surađuju na dokumentima, organiziraju sastanke putem video poziva i još mnogo toga. Možete koristiti Teams za redovitu komunikaciju s knjigovođom, dijeljenje dokumenata i vođenje sastanaka na daljinu.
2. Slack: Slack je alat za timsku komunikaciju koji omogućuje razmjenu poruka, dijeljenje dokumenata, organizaciju razgovora u kanalima i integraciju s drugim alatima. Možete stvoriti privatne kanale za suradnju s knjigovođom i brzo komunicirati s njim putem tekstualnih poruka.
3. Trello: Trello je platforma za upravljanje projektima koja koristi koncept ploča i kartica kako bi vizualizirala zadatke i njihov napredak. Možete koristiti Trello za praćenje financijskih projekata, dodjeljivanje zadataka knjigovođi i praćenje njihovog izvršavanja.
4. Asana: Asana je još jedna popularna platforma za upravljanje projektima koja omogućuje timovima da organiziraju, prate i surađuju na zadacima. Možete koristiti Asanu za praćenje financijskih projekata, dodjeljivanje zadataka knjigovođi i praćenje rokova.

Svaka od ovih platformi pruža različite značajke i pristup suradnji. Važno je odabrati onu koja najbolje odgovara vašim potrebama, preferencijama i načinu rada s knjigovođom.

Komunikacija je ključ uspjeha

Jedan od ključnih elemenata uspješnog online računovodstva je dobra komunikacija. Uz pomoć raznih alata za komunikaciju kao što su video pozivi, e-pošta i chatovi, možete redovito komunicirati sa svojim knjigovođom, postavljati pitanja i razjasniti bilo kakve nedoumice. Ova otvorena i redovita komunikacija osigurava da oba partnera budu informirani i da se lakše surađuje na financijskom planiranju i praćenju.

Postoji mnogo alata za komunikaciju koji se koriste u poslovnom okruženju. Evo nekoliko popularnih alata za komunikaciju koji se široko koriste:

1. Slack: Slack je platforma za timsku komunikaciju koja omogućuje slanje poruka, organiziranje razgovora po kanalima, dijeljenje datoteka i integraciju s drugim alatima. Slack je vrlo popularan među timovima koji trebaju brzu i učinkovitu komunikaciju.
2. Microsoft Teams: Microsoft Teams je integrirani alat za komunikaciju i suradnju koji omogućuje razmjenu poruka, audio i video pozive, zajedničko korištenje datoteka, organiziranje sastanaka i još mnogo toga. Teams je posebno popularan među organizacijama koje već koriste Microsoftov ekosustav alata.
3. Zoom: Zoom je platforma za video konferencije koja omogućuje virtualne sastanke, audio i video pozive te zajedničko korištenje zaslona. Zoom je postao široko korišten alat za komunikaciju, posebno tijekom globalne pandemije COVID-19 kada su se mnogi timovi prebacili na rad na daljinu.
4. Google Meet: Google Meet je Googleova platforma za video konferencije koja nudi slične mogućnosti kao Zoom. Integrirana je u G Suite (sada poznat kao Google Workspace) i omogućuje timovima da se povežu putem video poziva i surađuju u stvarnom vremenu.
5. Skype: Skype je popularna platforma za video i audio pozive, chat i razmjenu datoteka. Iako je Skype bio dugogodišnje prisutan na tržištu, druge platforme poput Zooma i Microsoft Teamsa su postale popularnije, ali Skype i dalje ostaje relevantan i korišten alat za komunikaciju.

Navedeni alati za komunikaciju nude različite funkcionalnosti i prednosti, stoga je važno prilagoditi izbor alata prema potrebama i preferencijama tvrtke i tima.

Ključni element za online računovodstvo

Nastavno na sve ove platforme, softvere i alate, nadovezuju se online računovodstveni programi. Sve su više popularni i u Hrvatskoj, a koji ćete odabrati varira ovisno o industriji, veličini tvrtke i specifičnim potrebama poslovanja. Kao popularni među poduzetnicima u Hrvatskoj ističu se:

1. Minimax: Minimax je online računovodstveni program koji je popularan među poduzetnicima u Hrvatskoj. Program Minimax pruža sveobuhvatno rješenje za vođenje financijskih knjiga, izradu izvještaja, praćenje poreznih obveza i obračun plaća. https://www.minimax.hr/
2. E-računovodstvo: E-računovodstvo je online računovodstveni program koji nudi rješenja za vođenje financijskih evidencija, izradu izvještaja, obračun plaća i praćenje poreznih obveza. Program je prilagođen potrebama hrvatskih tvrtki i zakonodavstvu. https://www.e-racunovodstvo.hr/
3. PANTHEON: PANTHEON je dugogodišnje etablirani program koji se široko koristi među poduzetnicima u Hrvatskoj. Nudi obuhvatne mogućnosti za vođenje financijskih evidencija, upravljanje zalihama i drugim računovodstvenim procesima. https://www.ars-pantheon.hr
4. eRačun: eRačun je online program za računovodstvo i financijsko upravljanje koji nudi mogućnost vođenja knjiga, izrade financijskih izvještaja, obračuna plaća i drugih relevantnih funkcionalnosti. Program je prilagođen hrvatskom poslovnom okruženju i regulativama. https://www.fina.hr/e-racun-za-poslovne-subjekte

Navedeni programi su samo neki od poznatih online računovodstvenih programa u Hrvatskoj. Pri odabiru programa važno je razmotriti specifične potrebe tvrtke, regulativne zahtjeve i preferencije korisnika

Online računovodstvo – realnost koju omogućuje digitalno doba

U konačnici, online računovodstvo koje nam je omogućilo ovo digitalno doba u kojem živimo, pruža mogućnost da surađujete s vrhunskim knjigovođama bez obzira na njihovu geografsku lokaciju. Pristupnost, praćenje performansi i analiza, veći izbor, sigurnost i sigurnosne kopije, povjerljivost, bolja suradnja i dobra komunikacija samo su neke od prednosti koje ovaj model poslovanja nudi, a najveće prednosti su fleksibilnost, te ušteda vremena i smanjenje pogrešaka.

Ako želite iskoristiti sve prednosti moderne tehnologije i unaprijediti svoje poslovanje, razmotrite online računovodstvo i rad s knjigovođom koji nije u vašem gradu.

UNAJMITE ONLINE RAČUNOVODSTVO

Pročitajte naš vodić za poduzetnike – https://www.ostvari-mjere.com.hr/biznis/prednosti-osnivanja-vaseg-poslovanja-vodic-za-poduzetnike/

ISPUNITE OBRAZAC I UNAJMITE NAS

Ključne riječi: online računovodstvo, tehnologija, digitalno doba